Consultation à la demande ou rendez-vous planifié : choisir le bon modèle

Deux façons de recevoir un client en visio

Un cabinet peut recevoir ses clients à distance de deux manières. Avec le rendez-vous planifié, le client choisit un créneau libre dans votre agenda, la consultation a lieu plus tard et se prépare. Avec la consultation à la demande, vous indiquez que vous êtes disponible maintenant, et un client qui a besoin d'un avocat tout de suite vous est adressé.

Les deux modèles répondent à des demandes différentes : le dossier qui se prépare, et la question qui ne peut pas attendre la semaine prochaine. Le choix se fait selon votre matière, votre organisation et le temps que vous voulez réserver à l'imprévu.

Le rendez-vous planifié : un agenda maîtrisé

Votre page de réservation présente vos consultations, leur durée et vos honoraires. Le client choisit un créneau libre et règle par carte : sur Visio-Avocats, le rendez-vous n'est confirmé qu'une fois réglé. Il reçoit le lien de la visio par email, puis un rappel trente minutes avant l'heure. Si votre agenda Google est relié, les plages qui y sont occupées ne sont pas proposées ; Outlook et Apple Calendrier affichent vos rendez-vous par un abonnement iCal.

Ce que ce modèle apporte

• La prévisibilité : la journée s'organise autour des audiences et des rédactions.
• La préparation : entre la réservation et la séance, vous lisez les pièces et préparez vos questions.
• Des rendez-vous honorés : un client qui a payé en réservant s'est engagé à venir.

Ce qu'il coûte

• Le délai : le client face à une échéance proche ne peut pas attendre votre prochain créneau libre.
• La rigidité : un agenda plein laisse peu de place à la demande imprévue.

La consultation à la demande : répondre à l'urgence

La consultation à la demande fonctionne ainsi. Le client choisit le domaine, décrit sa situation en quelques lignes et voit le tarif avant d'envoyer sa demande. Il enregistre sa carte : rien n'est débité à ce stade. Les avocats disponibles du domaine sont prévenus, et le premier qui accepte le reçoit en visio pendant 30 minutes ; son nom et son barreau s'affichent avant la visio. La carte n'est débitée qu'à ce moment, au tarif affiché. Sans réponse dans les 10 minutes, la demande s'arrête et rien n'est débité.

Côté avocat, avec les offres Pro et Cabinet, vous choisissez vos domaines, votre tarif pour 30 minutes et votre plafond du jour, puis vous passez en « Disponible » quand vous le souhaitez. Avant d'accepter, vous voyez le prénom du client, le domaine et sa description ; son nom, son email et son téléphone ne vous sont transmis que si vous acceptez.

Ce que ce modèle apporte

• Une clientèle que l'agenda ne capte pas : la personne qui a reçu un courrier le matin et doit décider le soir même.
• Des creux d'agenda utilisés : quand une audience est renvoyée ou qu'un après-midi se libère, vous ouvrez une plage de disponibilité.
• Un règlement acquis : la consultation est réglée dès que vous acceptez.

Ce qu'il coûte

• De l'imprévisibilité : rien ne garantit qu'une demande arrive pendant votre plage de disponibilité.
• Une préparation réduite : la situation se découvre en séance. Ce format convient au premier conseil ; un sujet qui le dépasse appelle un rendez-vous de suivi préparé.

Ce que la déontologie demande, dans les deux cas

Le format ne change pas les règles. L'article 10 de la loi du 31 décembre 1971 impose une convention d'honoraires écrite, sauf urgence, force majeure ou intervention au titre de l'aide juridictionnelle totale. Elle précise le montant ou le mode de détermination des honoraires et les frais envisagés. Pour une consultation ponctuelle à prix fixe, elle peut être courte ; le détail des clauses est dans le guide Convention d'honoraires.

Le règlement intérieur national consacre un titre aux prestations juridiques en ligne. Il exige notamment que le client connaisse l'identité de l'avocat qui le conseille et puisse entrer en contact direct avec lui. C'est pourquoi, en consultation à la demande, le nom et le barreau de l'avocat s'affichent avant la visio. Le secret professionnel, enfin, s'applique à la consultation en visio comme à l'entretien au cabinet : le guide Consultation en visioconférence : déontologie et secret détaille les précautions.

Choisir selon sa pratique

Les matières où l'urgence est fréquente, comme le droit pénal, le droit des étrangers ou certaines questions de droit du travail et de la famille, ont intérêt à ouvrir des plages de disponibilité visibles. Les pratiques de dossiers longs tirent surtout parti de la réservation payée, et gardent la disponibilité à la demande pour les semaines plus calmes.

Combiner les deux

Pour combiner les deux, faites du rendez-vous planifié le socle de l'activité et de la consultation à la demande un canal d'appoint :

• des plages de disponibilité choisies, les heures creuses de la semaine plutôt qu'une disponibilité permanente ;
• un plafond du jour qui protège le reste de votre travail ;
• une passerelle : la consultation à la demande se conclut, quand le sujet le mérite, par un rendez-vous de suivi réservé sur votre page.

Ouvrez d'abord quelques plages, observez l'usage qu'en fait votre clientèle, puis ajustez. Le parcours complet se voit dans la visite guidée.