Encaisser ses honoraires par carte : reçus, CARPA et export comptable

Reçu et facture : deux documents distincts

Le paiement par carte ajoute un document, le reçu, sans remplacer aucune pièce comptable. Il faut distinguer :

• le reçu de paiement, qui prouve qu'une somme a été réglée, à quelle date et par quel moyen ;
• la facture ou la note d'honoraires, soumise aux mentions obligatoires du Code de commerce et du Code général des impôts : identification des parties, numéro unique, date, prestation, montants et TVA.

Avec Visio-Avocats, dès que le paiement est confirmé, le client reçoit un reçu par email : il justifie l'encaissement et ne tient pas lieu de facture. Vos factures et notes d'honoraires restent émises par votre logiciel de facturation. Visio-Avocats n'est pas une plateforme agréée de facturation électronique.

Honoraires ou fonds de clients : la frontière CARPA

Un outil de paiement en ligne sert à encaisser des honoraires, y compris des provisions sur honoraires demandées avant de commencer. Le règlement intérieur national (article 11.6) permet à l'avocat de demander une provision à valoir sur ses frais et honoraires, dans la limite d'une estimation raisonnable.

Les fonds reçus pour le compte d'un client suivent un autre circuit. Les séquestres, les sommes à reverser à un tiers et les produits d'une transaction passent par la caisse des règlements pécuniaires des avocats (CARPA), organisée par l'article 53 de la loi du 31 décembre 1971 et par le décret du 27 novembre 1991. Ils ne transitent jamais par Visio-Avocats. En cas de doute sur la nature d'une somme, votre CARPA et votre ordre sont les bons interlocuteurs.

Trois moments pour encaisser

• À la réservation : le client choisit un créneau sur votre page de réservation et règle par carte ; le rendez-vous n'est confirmé qu'une fois réglé.
• Pendant la visio : vous envoyez une demande de paiement que le client règle sans quitter la consultation.
• Après la consultation : le client reçoit un lien de paiement par email.

Avec les offres Pro et Cabinet, une demande de 200 € ou plus peut être réglée en deux, trois ou quatre fois, et les demandes impayées sont relancées à J+7, J+15 et J+30, jusqu'au règlement. Le temps passé, saisi ou chronométré, forme une demande de paiement. Le détail est sur la page Encaissement.

Ce que coûte un paiement par carte

Le paiement est créé directement sur le compte Stripe de l'avocat : Visio-Avocats ne détient jamais les fonds et prélève une commission de 1 % par paiement, sauf sur les consultations venues de son annuaire, où il ne prélève rien. Les frais de Stripe s'y ajoutent ; ils dépendent de la carte du client.

Les virements de Stripe arrivent nets de frais : le comptable enregistre le montant brut encaissé d'un côté, les frais de l'autre. Les relevés du tableau de bord Stripe détaillent cette décomposition.

Ce qu'attend votre expert-comptable

• L'export des encaissements : avec les offres Pro et Cabinet, les paiements encaissés s'exportent en CSV, pour un tableur, ou au format FEC.
• Les factures de la période, émises par votre outil de facturation.
• Les relevés Stripe : transactions, frais et virements vers le compte bancaire du cabinet.

Le fichier des écritures comptables (FEC) suit une norme fixée par l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales ; l'article L47 A prévoit sa remise à l'administration lors d'un contrôle. Le rapprochement se fait en trois points : la facture émise, le paiement correspondant, le virement arrivé en banque. Une routine mensuelle suffit souvent : l'export et le lot de factures de la période, envoyés au même moment.

La facturation électronique change le circuit

Depuis le 1er septembre 2026, tout cabinet assujetti à la TVA doit pouvoir recevoir ses factures fournisseurs au format électronique, par une plateforme agréée. Au 1er septembre 2027, les PME et micro-entreprises, c'est-à-dire la quasi-totalité des cabinets, devront aussi émettre leurs factures à destination de clients professionnels par ce canal et transmettre à l'administration les données de leurs autres opérations et de leurs encaissements.

Pour les prestations de services, la TVA est en principe exigible à l'encaissement : l'administration demande alors la date et le montant de chaque paiement. Un export fiable des encaissements devient une pièce du circuit, que votre plateforme agréée ou votre comptable exploite. Le calendrier, le choix de la plateforme et la check-list sont dans le guide Facturation électronique 2026-2027.