Médiation en visio à plusieurs parties : organiser la séance

Ce que la visio change pour une médiation

La médiation repose sur la confiance, l'écoute et la possibilité de parler librement à l'écart de l'autre partie. La visio s'y prête quand elle est préparée : elle réunit des parties éloignées, concilie des agendas difficiles et évite parfois une co-présence qui crispe. Elle demande au médiateur, ou à l'avocat qui organise la séance, de maîtriser quelques gestes propres au distanciel.

Avant la séance : poser le cadre

La convention de médiation

À distance, elle mérite des mentions supplémentaires :

• la tenue des séances en visio et l'outil utilisé ;
• l'interdiction d'enregistrer, de filmer ou de capturer l'écran ;
• l'engagement de chaque participant à être seul dans une pièce fermée, ou à signaler toute personne présente.

Ce dernier point est important, car à distance le médiateur ne voit que ce que montre la caméra.

La confidentialité

L'article 21-3 de la loi du 8 février 1995 soumet la médiation au principe de confidentialité, sauf accord contraire des parties : les constatations du médiateur et les déclarations recueillies au cours de la médiation ne peuvent être divulguées aux tiers ni invoquées ou produites dans une instance judiciaire ou arbitrale sans l'accord des parties. Le texte prévoit des exceptions, notamment pour des raisons impérieuses d'ordre public, la protection de l'intérêt supérieur de l'enfant ou de l'intégrité physique ou psychologique d'une personne, et lorsque la divulgation de l'accord est nécessaire à sa mise en œuvre.

Un engagement de confidentialité signé par chacun rappelle ce principe et l'étend expressément au contexte de la visio.

La préparation technique

Vingt minutes de dépannage en début de séance nuisent à l'échange et désavantagent la partie en difficulté. Quelques jours avant, envoyez à chaque participant le lien, la consigne de tester caméra et micro la veille, celle de s'installer seul, et la liste des documents à avoir sous la main. Proposez un essai de connexion à ceux qui sont le moins à l'aise : une partie dont le son coupe négocie en position de faiblesse.

Pendant la séance

L'admission, un participant à la fois

Ne laissez jamais les parties seules dans la salle avant vous. Avec une salle d'attente, chacun patiente jusqu'à ce que le médiateur l'admette, dans l'ordre qu'il choisit. Sur Visio-Avocats, chaque participant reçoit son lien et patiente en salle d'attente jusqu'à ce que vous l'admettiez ; une visio réunit jusqu'à 10 participants avec les offres Pro et Cabinet, 4 avec l'offre Solo.

L'aparté

L'aparté permet d'entendre ce qu'une partie ne dira pas devant l'autre et de tester une piste d'accord. À distance, il se tient dans une visio distincte, ouverte avec un lien propre pour la seule partie concernée, pendant que l'autre fait une pause. Deux règles : annoncez ce que vous faites (« je vais m'entretenir quinze minutes avec chacun, l'un après l'autre ») et veillez à l'équilibre des durées, car un aparté beaucoup plus long avec une partie nourrit la méfiance de l'autre.

Le temps de parole

À distance, la régulation spontanée de la parole s'affaiblit : on se coupe davantage, ou l'on n'ose plus intervenir.

• Annoncez les règles en ouverture : chacun s'exprime sans être interrompu, le médiateur distribue la parole, ceux qui écoutent coupent leur micro.
• Structurez les tours : un temps d'exposé comparable pour chaque partie, une reformulation entre deux interventions.
• Guettez les signaux faibles, comme un participant qui se tait longtemps ou une caméra qui se détourne, et interpellez la personne par son nom.
• Prévoyez des pauses : la visio fatigue plus vite que la salle.

L'accord

Quand un accord se dessine, mieux vaut le formaliser sans attendre. Le texte peut être relu ensemble à l'écran, puis signé électroniquement : l'article 1367 du Code civil reconnaît la signature électronique qui repose sur un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte. Une limite : lorsque l'écrit est exigé pour la validité d'un acte, l'article 1175 du Code civil écarte la forme électronique pour les actes sous signature privée relatifs au droit de la famille et des successions, sauf les conventions contresignées par avocats déposées chez un notaire dans les cas prévus, et pour certaines sûretés.

Les écueils propres au distanciel

• La personne hors champ : un proche qui écoute, un conseil qui souffle des réponses. Posez la question en début de séance et à chaque reprise après une pause, et faites-en un engagement de la convention.
• L'enregistrement clandestin : rappelez qu'il est interdit sans l'accord de tous. L'article 226-1 du Code pénal punit le fait de capter ou d'enregistrer des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel sans le consentement de leur auteur, et la confidentialité de l'article 21-3 empêche de produire ces déclarations en justice sans l'accord des parties.
• L'inégalité technique : une partie sur une connexion stable face à une autre sur un téléphone en 4G négocie dans de meilleures conditions. Faites tester la connexion de chacun avant la séance, suspendez-la en cas de défaillance et reportez-la si le déséquilibre persiste.
• La fatigue d'écran : plusieurs séances courtes valent mieux qu'une journée entière.

Le guide Consultation en visioconférence : déontologie et secret détaille le choix de l'outil et la protection des échanges.