Consultation en visioconférence : cadre déontologique et secret professionnel

L'article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 est rédigé sans exception de support : en toutes matières, dans le domaine du conseil comme dans celui de la défense, les consultations adressées par un avocat à son client ou destinées à celui-ci, les correspondances échangées entre le client et son avocat, les notes d'entretien et, plus généralement, toutes les pièces du dossier sont couvertes par le secret professionnel.

Le règlement intérieur national (RIN) le qualifie de général, absolu et illimité dans le temps, et précise qu'il couvre les échanges quels qu'en soient les supports, matériels ou immatériels, voie électronique comprise. La révélation d'une information à caractère secret par la personne qui en est dépositaire est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 € d'amende par l'article 226-13 du Code pénal.

Il en résulte que tout ce que l'avocat accepte de faire à distance doit offrir au secret une protection équivalente à celle du cabinet. La distance ajoute des intermédiaires techniques ; chacun doit être connu et maîtrisé.

Le RIN consacre un titre aux prestations juridiques en ligne, issu d'une réforme publiée au Journal officiel en 2017. Ses exigences s'appliquent directement à la consultation par visio.

• Un service personnalisé : la prestation en ligne suppose une relation personnalisée avec le client ; une réponse standardisée ne suffit pas.
• Un avocat identifié : le nom de l'avocat qui intervient est communiqué à l'internaute avant la conclusion de tout contrat de prestation en ligne.
• Un contact direct : l'avocat doit toujours être en mesure d'entrer personnellement et directement en contact avec l'internaute.
• Une identité connue : pour une consultation non publique, l'avocat doit connaître l'identité de son interlocuteur, car il reste tenu d'éviter tout conflit d'intérêts.
• Les règles habituelles : secret professionnel et règles sur les conflits d'intérêts s'appliquent sans adaptation.

Une adresse email ne prouve pas une identité. Or l'avocat doit savoir à qui il parle, d'abord pour vérifier l'absence de conflit d'intérêts avant la consultation, ensuite pour protéger le secret : un tiers muni du lien de la salle ne doit pas pouvoir y entrer.

Lorsque la mission entre dans le champ de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, les obligations d'identification et de vérification de l'identité du client prévues par le Code monétaire et financier s'appliquent aussi à distance. Le guide pratique du CNB consacré à ces obligations détaille leur portée pour la profession et les activités concernées.

• Recueillez nom, prénom et coordonnées lors de la réservation, et faites la vérification de conflit avant de confirmer le rendez-vous.
• Pour un premier rendez-vous ou un acte sensible, demandez une pièce d'identité par un canal sécurisé et comparez-la à la personne présente à l'écran.
• Activez une salle d'attente : l'avocat fait entrer chaque participant, et personne n'entre avec le seul lien.
• Pour un dossier sensible, ajoutez un code d'accès transmis par un canal distinct du lien.

L'article 226-1 du Code pénal punit le fait de capter, d'enregistrer ou de transmettre, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Le texte présume le consentement lorsque l'enregistrement a lieu au vu et au su des intéressés sans qu'ils s'y soient opposés alors qu'ils étaient en mesure de le faire ; en pratique, un accord exprès recueilli avant de lancer l'enregistrement évite toute discussion.

Le RGPD s'ajoute : les personnes enregistrées sont informées de la finalité et de la durée de conservation (article 13), et le cabinet ne conserve que ce qui est nécessaire. Un enregistrement ou une transcription contient des confidences du client : ils sont couverts par le secret et se traitent comme une pièce du dossier.

• Décidez à l'avance quand vous enregistrez ou transcrivez, et pourquoi.
• Annoncez-le en début de séance et recueillez l'accord de chaque participant avant de lancer l'enregistrement.
• Fixez la durée de conservation et supprimez à l'échéance.
• Coupez l'enregistrement et les outils d'IA quand un participant le demande ou qu'un sujet l'impose.

L'avocat répond des moyens qu'il emploie. Avant d'adopter un outil de visioconférence, quatre points se vérifient sur le contrat plutôt que sur la documentation commerciale.

Où sont les données

Flux vidéo, enregistrements, transcriptions, documents échangés et sauvegardes : chaque catégorie a un lieu d'hébergement. Un hébergement dans l'Union européenne évite d'avoir à encadrer un transfert de données hors de l'Union, que le chapitre V du RGPD soumet à des garanties particulières.

Comment elles sont protégées

Le chiffrement des échanges en transit (TLS pour le web, SRTP pour l'audio et la vidéo) et le chiffrement des données au repos sont des mesures de sécurité au sens de l'article 32 du RGPD. Demandez qui détient les clés et qui peut accéder au contenu.

Qui les traite

Le fournisseur est un sous-traitant du cabinet : l'article 28 du RGPD impose un contrat qui fixe l'objet du traitement, les obligations de sécurité, le sort des données en fin de contrat et le régime des sous-traitants ultérieurs. Demandez la liste de ces derniers et leur pays.

Quel droit s'applique au fournisseur

La localisation des serveurs ne suffit pas. Le CLOUD Act américain (18 U.S.C. § 2713) oblige un fournisseur de services de communication ou de stockage soumis au droit américain à conserver et à communiquer les données qu'il a en sa possession, sa garde ou son contrôle, qu'elles soient situées aux États-Unis ou ailleurs. La nationalité du fournisseur et celle de sa maison mère sont donc un critère de choix en soi.

Le secret ne s'arrête pas à la fin de la visio. Les pièces transmises avant la consultation, les messages échangés après et le compte rendu envoyé au client sont des correspondances couvertes par l'article 66-5.

Le guide pratique de cybersécurité du CNB recommande des dispositifs sécurisés pour transmettre les pièces couvertes par le secret, et la vérification par un second canal de tout changement de coordonnées bancaires. Le CNB met aussi à la disposition des avocats une plateforme d'échange de fichiers, e-Partage sécurisé.

• Demandez les pièces par un espace client nominatif plutôt que par email ; évitez les messageries grand public.
• Pendant la séance, affichez un document ou une fenêtre précise, jamais l'écran entier.
• Relisez le compte rendu avant tout envoi, et envoyez-le par le même canal sécurisé.
• Vérifiez par téléphone ou en visio toute demande de modification de coordonnées bancaires.

• Demandez au client, en ouvrant l'échange, s'il est seul et si quelqu'un peut l'entendre.
• De votre côté : porte fermée, casque plutôt que haut-parleur, écran hors de vue des tiers.
• Rappelez le cadre : durée, honoraires, ce qui est noté, ce qui sera envoyé.
• En cas de coupure, reprenez par le lien de la salle, jamais par un outil improvisé.
• En fin de séance, arrêtez l'enregistrement s'il y en a un, puis fermez la salle.