Visioconférence généraliste ou outil dédié aux avocats : la grille pour décider

Un outil de réunion transporte l'image et le son ; le reste de l'acte de consultation s'organise ailleurs.

• Encaissement des honoraires : outil séparé avec une visioconférence généraliste ; intégré à la consultation, y compris en séance, avec un outil dédié.
• Compte rendu : à rédiger soi-même après le rendez-vous, ou préparé par l'outil puis relu par l'avocat.
• Dossier du client : logiciel de gestion séparé, ou dossier alimenté par la visio (pièces, paiements, comptes rendus).
• Juridiction des données : à vérifier contrat en main dans tous les cas, en regardant qui détient les données et depuis quel pays.
• Salle d'attente et admission : proposées par la plupart des outils, mais rarement pensées pour l'identification préalable d'un client.

• Additionnez les abonnements de la chaîne complète : visioconférence, prise de rendez-vous, paiement, stockage, et le temps passé à les faire communiquer.
• Comptez le temps administratif par rendez-vous (avant, pendant, après) : c'est souvent le premier poste, avant les abonnements.
• Intégrez le risque : un fournisseur soumis au CLOUD Act américain peut être tenu de remettre les données qu'il détient, quel que soit leur lieu de stockage.

1. Où sont hébergés les flux vidéo, les enregistrements, les documents et les sauvegardes ?
2. Quel chiffrement en transit et au repos ? Qui détient les clés ?
3. Qui sont les sous-traitants et dans quels pays ? Un accord de sous-traitance est-il fourni ?
4. Quelle IA est utilisée, où fonctionne-t-elle, et les données servent-elles à l'entraîner ?
5. Le client doit-il installer une application ou créer un compte ?
6. Comment fonctionnent la salle d'attente et l'admission du client ?
7. Peut-on couper enregistrement et transcription pour un dossier sensible, et cette action est-elle journalisée ?
8. Comment sont encaissés les honoraires et où arrivent les fonds ?
9. Le compte rendu préparé par l'IA est-il relu et validé par l'avocat avant d'être envoyé au client ?
10. Peut-on exporter toutes ses données et fermer son compte sans délai ni frais ?
11. Quel engagement de durée, quel préavis, quelle garantie de remboursement ?
12. Quel support, en quelle langue, sous quel délai ?