Passer son cabinet à la consultation en visio en 30 jours

Avant tout outil, décidez ce que vous acceptez de faire à distance, pour qui, et à quelles conditions.

• Listez les types de rendez-vous que vous proposerez en visio (premier contact, suivi de dossier, restitution) et ceux qui resteront en présentiel.
• Écrivez en une page vos règles : identification du client avant la première consultation, honoraires annoncés avant le rendez-vous, conditions d'enregistrement, ce qui se passe en cas de coupure.
• Vérifiez auprès de votre ordre les recommandations applicables à la consultation à distance et à la communication sur ce service : elles priment sur tout guide.
• Choisissez un hébergement des échanges dans l'Union européenne et demandez au fournisseur l'accord de sous-traitance prévu par l'article 28 du RGPD et la description du chiffrement en transit et au repos.
• Préparez votre page de prise de rendez-vous : créneaux, durée, tarif, pièces à fournir, règlement de la consultation ou d'une provision au moment de réserver.

Le client doit pouvoir réserver, payer, rejoindre et recevoir ses documents sans vous appeler.

• Un seul lien de réservation, placé dans la signature de vos emails et sur votre site ; confirmation automatique avec le lien de la salle, les pièces à préparer et le rappel du tarif.
• Convention d'honoraires et pièces d'identité recueillies avant le rendez-vous, dans un espace sécurisé plutôt que par email.
• Salle d'attente activée : le client n'entre que lorsque vous l'admettez ; code d'accès pour les dossiers sensibles.
• Décidez à l'avance ce qui est enregistré ou transcrit, et comment vous l'annoncez au client au début de la consultation.
• Modèle de compte rendu de consultation en cinq rubriques : contexte, questions posées, analyse, actions convenues, prochaine étape et honoraires.

Testez le parcours complet avec des clients de confiance avant de l'ouvrir à tous.

• Choisissez trois clients à l'aise avec le numérique et trois natures de rendez-vous différentes.
• Faites le parcours complet : réservation, règlement, salle d'attente, consultation, compte rendu envoyé le jour même.
• Notez chaque friction (lien introuvable, son, document non reçu) et corrigez-la avant le rendez-vous suivant.
• Chronométrez le temps administratif avant et après chaque rendez-vous : c'est votre indicateur de gain réel.
• Demandez au client, par un message de deux questions, ce qui l'a rassuré et ce qui l'a gêné.

Une fois le parcours stable, retirez-vous des tâches répétitives.

• Relances des demandes de paiement et rappels de rendez-vous automatiques, avec un ton conforme à votre déontologie.
• Compte rendu préparé par l'IA, relu et validé par vous avant tout envoi : le client ne reçoit jamais un texte que vous n'avez pas lu.
• Un tarif affiché sur la page de réservation annonce le prix avant le rendez-vous et évite d'en discuter en fin de consultation.
• Bloquez des créneaux de visio dédiés dans l'agenda (par exemple deux demi-journées) plutôt que de disperser les rendez-vous.
• Mesurez chaque mois : nombre de consultations à distance, délai entre la demande et le rendez-vous, encaissements du jour même, retards de paiement.

• Utiliser un outil de réunion grand public sans vérifier où sont hébergés les flux et qui peut y accéder.
• Envoyer les pièces par email : préférez un espace client avec accès nominatif et traçabilité.
• Consulter sans identification préalable ni convention d'honoraires : la visio ne change rien aux obligations habituelles.
• Enregistrer par défaut : l'enregistrement se décide, s'annonce, recueille l'accord de chaque participant et se conserve selon une règle écrite.
• Laisser le paiement « pour plus tard » : la consultation se règle à la réservation ou à la fin de l'échange.