Passer de Zoom à Visio-Avocats en sept jours

Un changement d'outil sans chantier informatique

Un outil de réunion généraliste permet de tenir une consultation. Changer d'outil se justifie quand le cabinet veut réunir au même endroit ce qui entoure la consultation : la réservation réglée en ligne, la salle d'attente, le paiement des honoraires, la fiche du client, l'espace où il retrouve ses documents. Les différences entre les deux approches sont détaillées dans le comparatif avec Zoom ; cette fiche organise la bascule.

Changer d'outil de visio ne demande ni serveur ni conversion de données, et aucun prestataire n'intervient. Comptez une étape par jour pendant une semaine ; l'ancien outil continue de servir jusqu'à ce que vous n'en ayez plus besoin.

Jour 1 : faire l'inventaire

• Les rendez-vous à venir qui ont déjà un lien dans l'ancien outil, et la date du dernier : elle borne la période de transition.
• Les endroits où votre lien est publié : signature d'email, site du cabinet, modèles de convocation.
• Le circuit actuel : comment les rendez-vous se prennent, comment les honoraires se règlent, où sont notées les coordonnées des clients.
• Qui fait quoi : dans un cabinet à plusieurs, la personne qui planifie et celle qui suit les règlements sont vos utilisateurs clés de la semaine.

Jour 2 : créer le compte et paramétrer le cabinet

• Vos consultations : leur durée et vos honoraires, qui s'affichent sur votre page de réservation.
• Le message d'accueil de votre salle d'attente : c'est ce que votre client lit en attendant que vous le fassiez entrer.
• Le paiement : reliez votre compte Stripe, rubrique Paiements des paramètres. Le client règle à la réservation, pendant la visio sur demande de paiement, ou après par un lien reçu par email ; il reçoit un reçu à chaque paiement. Vos factures restent émises par votre outil de facturation.
• L'équipe : avec l'offre Cabinet, invitez les avocats et le secrétariat, avec leurs rôles et les clients partagés.

Jour 3 : relier l'agenda

C'est l'étape la plus structurante, car elle évite la double tenue d'agenda.

• Google Agenda se relie depuis les paramètres : vos visios s'y inscrivent, et les plages qui y sont occupées ne sont plus proposées à la réservation.
• Outlook et Apple Calendrier affichent vos rendez-vous grâce au lien d'abonnement iCal.

Faites ensuite le test dans les deux sens : un événement créé dans Google Agenda doit faire disparaître le créneau de votre page de réservation, et une réservation d'essai doit apparaître dans votre agenda. Dix minutes de vérification évitent qu'un client réserve pendant une audience.

Jour 4 : les fiches clients et l'espace client

• Les fiches clients : créez celles des clients actifs, ceux qui ont un rendez-vous prévu ou probable. Inutile de reprendre tout l'historique : chaque nouvelle réservation crée sa fiche.
• L'espace client (offres Pro et Cabinet) : le client y retrouve ses rendez-vous, ses documents, les messages et ses demandes de paiement, par un lien personnel, sans mot de passe. Repérez comment il y dépose une pièce : vous aurez à l'expliquer.

Jour 5 : former l'équipe

• La visite guidée : chacun parcourt la visite guidée, qui montre le parcours complet sans toucher à de vraies données.
• Une consultation d'essai : un membre de l'équipe joue le client depuis son navigateur, reçoit le lien, teste sa caméra et son micro, patiente en salle d'attente ; l'avocat le fait entrer, partage un document, puis envoie une demande de paiement.

Notez les questions qui surgissent : vos clients poseront probablement les mêmes.

Jour 6 : prévenir les clients

• Un email court aux clients actifs : le cabinet change d'outil de consultation à distance, voici le lien pour prendre rendez-vous, les rendez-vous déjà planifiés ne changent pas. Précisez qu'il n'y a rien à installer.
• Le remplacement du lien partout où l'inventaire du jour 1 l'a trouvé. Si le cabinet a un site, le module de réservation s'y intègre par un code à copier depuis les paramètres.
• Les clients peu à l'aise avec l'écran : proposez un premier rendez-vous accompagné par téléphone, le temps qu'ils rejoignent la salle d'attente.

Jour 7 : basculer

• Tous les nouveaux rendez-vous passent par la page de réservation.
• Les rendez-vous déjà planifiés dans l'ancien outil s'y tiennent, tels quels : ne déplacez pas un client qui a déjà son lien.
• Faites votre première vraie consultation, de préférence avec un client à l'aise, jusqu'au paiement et au reçu.

Pendant quelques semaines, les deux outils coexistent. Fixez une règle connue de toute l'équipe : ce qui se planifie à partir du jour 7 passe par le nouvel outil ; ce qui a été planifié avant se tient là où c'était prévu. Une fois passé le dernier rendez-vous de l'inventaire, vous pouvez résilier l'ancien abonnement.

Avant de commencer

Visio-Avocats est ouvert à tous les avocats, avec toutes ses fonctions et un essai gratuit de 14 jours, sans engagement. Les offres et ce qu'elles comprennent sont sur la page tarifs ; le chiffrement et l'hébergement sont décrits sur la page sécurité.