Réussir ses consultations en visioconférence : le guide de l'avocat

Avant la séance : préparer le client

Un client qui n'a jamais consulté un avocat en visio peut être déstabilisé, et le sujet qui l'amène est souvent stressant. Une bonne préparation réduit les difficultés techniques et laisse toute la séance au fond du dossier.

L'email de préparation

Envoyez-le un ou deux jours avant :

• le lien de la consultation, qui s'ouvre dans le navigateur, sans compte ni installation ;
• trois consignes : s'installer seul dans une pièce calme, tester caméra et micro, avoir ses documents sous la main ;
• la liste des pièces utiles, à déposer de préférence avant la séance dans un espace sécurisé ;
• un numéro de téléphone à appeler en cas de problème technique.

Sur Visio-Avocats, le client reçoit le lien par email puis un rappel trente minutes avant l'heure ; il teste caméra, micro, haut-parleur et qualité du réseau avant d'entrer, puis patiente en salle d'attente, avec votre message d'accueil, jusqu'à ce que vous le fassiez entrer.

La convention et le paiement

La consultation à distance est une mission comme une autre : l'article 10 de la loi du 31 décembre 1971 impose une convention d'honoraires écrite, sauf urgence, force majeure ou aide juridictionnelle totale. Pour une consultation ponctuelle à prix fixe, elle peut être brève, et le règlement à la réservation évite la discussion d'honoraires en fin d'entretien. Le détail est dans le guide Convention d'honoraires.

Le premier contact

Pour un premier rendez-vous ou un acte sensible, vérifiez l'identité de votre interlocuteur par un élément distinct de l'adresse email : pièce d'identité présentée à la caméra, rappel au numéro connu du dossier. Pour les missions qui relèvent de la lutte contre le blanchiment, les obligations d'identification s'appliquent aussi à distance ; le guide du Conseil national des barreaux sur ce sujet en détaille les modalités.

Votre poste

• Le son d'abord : un casque ou des écouteurs avec micro valent mieux que le micro intégré de l'ordinateur, qui capte le clavier et la pièce.
• La lumière de face, pas dans le dos : une fenêtre derrière vous vous met en silhouette.
• La caméra à hauteur des yeux, à distance de bras.
• Une connexion stable : le câble est plus fiable que le Wi-Fi quand il est disponible.
• Le bureau hors champ : sur Visio-Avocats, le flou d'arrière-plan garde votre bureau hors de l'image.
• Un essai de deux minutes avant la première visio de la journée.

Pendant la séance

Ouvrir

• Vérifiez que chacun vous entend et vous voit.
• Demandez si une autre personne est présente ou peut entendre, et faites-le préciser en cas de doute. Le secret professionnel couvre en toutes matières les consultations (article 66-5 de la loi de 1971) : un tiers hors champ le compromet.
• Annoncez le cadre : la durée, ce que vous allez faire, et ce que le client recevra ensuite.

Conduire

• Regardez la caméra quand vous parlez ; marquez des pauses, la latence crée des chevauchements.
• Montrez les textes : sur Visio-Avocats, vous affichez un document ou une page, et le client voit ce que vous voyez. Partagez toujours une fenêtre précise, jamais l'écran entier, où une notification d'un autre dossier peut apparaître.
• Prenez des notes au fil de l'échange, et suivez le temps passé avec le chronomètre de séance.
• Résumez les points clés et la suite avant de conclure.

Transcrire ou enregistrer : seulement avec l'accord de chacun

L'article 226-1 du Code pénal punit le fait de capter ou d'enregistrer, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Annoncez la transcription ou l'enregistrement dès l'email de préparation, puis recueillez l'accord de chacun en début de séance. Sur Visio-Avocats, rien ne démarre sans l'accord explicite de chaque participant, horodaté ; l'enregistrement, avec les offres Pro et Cabinet, est effacé au bout de 90 jours.

Plusieurs participants

Chaque participant supplémentaire, confrère, expert ou associé du client, reçoit son lien et patiente en salle d'attente jusqu'à ce que vous l'admettiez. Sur Visio-Avocats, une visio réunit jusqu'à 4 participants avec l'offre Solo et 10 avec Pro et Cabinet. Quand vous devez parler au client seul, ouvrez une visio distincte plutôt que de demander aux autres de couper leur son.

Les moments difficiles

• Le client en colère : baissez le ton plutôt que de l'élever, reformulez, et proposez une courte pause si l'échange se tend.
• Le client en détresse : laissez des silences, reformulez avec bienveillance, et terminez sur une étape concrète.
• La mauvaise nouvelle : préparez l'annonce, appuyez-la sur les textes affichés à l'écran, et terminez sur les options qui restent ouvertes.

Les pièces : un canal sécurisé

• Demandez les pièces avant la séance, dans un espace nominatif et sécurisé, plutôt que par email ou messagerie personnelle.
• Pour une pièce très sensible, consultez-la sur votre écran sans la montrer.
• Notez dans le compte rendu la liste des documents consultés.

Sur Visio-Avocats, avec les offres Pro et Cabinet, l'espace client réunit rendez-vous, documents, messages et demandes de paiement, par un lien personnel sans mot de passe.

Après la séance

• Le compte rendu : avec les offres Pro et Cabinet, un projet est préparé à partir de la transcription, et il ne part jamais au client sans votre relecture. Vérifiez chaque référence qu'il cite sur Légifrance ou Judilibre.
• Le paiement : si la consultation n'a pas été réglée à la réservation, envoyez une demande de paiement pendant la visio ou un lien par email ensuite. Le client reçoit un reçu ; votre facture reste émise par votre outil de facturation.
• La suite : la prochaine visio, les documents à réclamer, les délais à surveiller.

Les règles de fond sur le secret sont dans le guide Consultation en visioconférence : déontologie et secret, et le parcours complet dans la visite guidée.